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Schreib- und Gestaltungsregeln für die TextverarbeitungFür alle maschinell erstellten Texte gelten Schreib- und Gestaltungsregeln, die fach- und branchenspezifisch geringfügig variieren können. Die DIN 5008 „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“, 1966 herausgegeben (und erarbeitet) vom Deutschen Institut für Normung e.V., ist diesbezüglich für Deutschland maßgebend. Hier werden weitere wichtige und fachübergreifend verbindliche Regeln in einer Auswahl aufgeführt. Für eine ausführliche Darstellung sei auf die entsprechende Norm verwiesen. Einige Änderungen und Neuerungen wurden in 2001 verabschiedet. LeerzeichenLeerzeichen sind vor und nach jedem Wort erforderlich, Ausnahmen beziehen sich insbesondere auf die Anfügung von Satzzeichen. Zeichen, die ein Wort vertreten, werden ebenfalls durch Leerzeichen abgesetzt. Beispiele dafür sind u.a. die Zeichen für Paragraph, Prozent, und (et), gegen, bis, Rechenzeichen, Maßeinheiten (aber: -5 °C !), Währungszeichen und -abkürzungen.
Die Tausenderstelle bei Geldbeträgen muss gekennzeichnet werden entweder durch einen Punkt (nicht Komma!!) oder durch ein Leerzeichen. Sofern Blocksatz verwendet wird, ist das Leerzeichen durch ein „geschütztes Leerzeichen“ (in Word: Strg+Shift+Leertaste) zu ersetzen. Viele Abkürzungen bestehen aus mehreren Buchstaben, die jeweils einen Punkt haben und für ein Wort stehen. Nach DIN 5008 wird zwischen den abgekürzten Wörtern jeweils ein Leerschritt empfohlen: MittestrichMittestrich bezeichnet je nach Kontext den Gedankenstrich, Bindestrich, Auslassungsstrich, Spiegelstrich, das Rechenzeichen oder das Zeichen „bis“. In der modernen Textverarbeitung wird wie auch im Buchdruck ein Unterschied zwischen Gedankenstrich und den anderen Formen des Mittestriches gemacht: Ein Gedankenstrich ist erkennbar länger (s. Einstellungen in der Textverarbeitung bzw. Symbole/Sonderzeichen). Auch bei diesem Zeichen gilt: Zeichen, die ein Wort vertreten, werden durch Leerzeichen vom umgebenden Text abgesetzt. Dies gilt für den Gedankenstrich, den Spiegelstrich, das Rechenzeichen „minus“ und das Zeichen „bis“. Absetzen durch LeerzeichenEin Gedankenstrich dient zur Unterbrechung einer Ausführung und der Kennzeichnung einer Einfügung – eines neuen, jedoch dazu gehörenden Gedankens – in einen laufenden Text. Ein Gedankenstrich wird durch Leerzeichen vom umgebenden Text abgesetzt.
Falsch hingegen: - Aufführungszeichen sind ein Merkmal für eine Gliederung des Textes und dienen zur Herstellung einer besseren Übersichtlichkeit und Klarheit. Das Rechenzeichen „minus“ gilt als Wort und wird durch Leerzeichen abgesetzt (dies gilt auch für alle anderen Rechenzeichen). Also Bruttolohn – Sozialversicherungsbeiträge – Lohnsteuer = Nettolohn Das Minuszeichen zur Kennzeichnung von negativen Zahlen wird ohne Leerzeichen gesetzt: ein Saldo von –10.000 Euro. Das Zeichen für „bis“ vertritt ebenfalls ein Wort und wird daher immer vom umgebenden Text abgesetzt. Also immer: Die Kernarbeitszeit ist 9:00 – 16:00 Uhr. Mittestrich ohne LeerzeichenEin Bindestrich dient tatsächlich zur Verbindung von Zeichen und wird daher ohne Leerzeichen gesetzt. Verbindung von Namen: Müller-Lüdenscheid Letztgenanntes Beispiel soll auch zur Verdeutlichung der korrekten Schreibweise von Wortverbindungen mit fremdsprachigen und deutschen Ausdrücken dienen. Die Schreibweise ohne Bindestriche lehnt sich an die englische bzw. amerikanische Schreibweise an und ist nach den Regeln der deutschen Rechtschreibung nicht korrekt. Der Auslassungsstrich oder Ergänzungsstrich wird zur Vermeidung von Wortwiederholungen verwendet und wird ohne Leerzeiche n an das verbundene Wort angefügt. Verfügungs-, Eigentums- und Handlungsrechte Besondere ZahlengliederungenNeben vielen anderen Hinweisen zeigt die Norm auch, wie Postleitzahlen, Bankleitzahlen oder Telefonnummern korrekt gegliedert werden sollen. Sehr interessante Hinweise enthält rechtschreibung.net. Telefonnummern - Funktionsbezogen durch je ein Leerzeichen gliedern (Anbieter, Landesvorwahl, Ortsnetzkennzahl, Anschluss). Zur besseren Lesbarkeit dürfen funktionsbezogene Teile von Telefon- und Telefaxnummern durch Fettschrift oder Farbe hervorgehoben werden. Nach der neuen DIN-Norm entfällt nicht nur die Gliederung in Zweierblöcken, auch auf die Klammern bei der Vorwahl wird verzichtet. Stattdessen wird »funktionsbezogen« mit Hilfe von Leerzeichen gegliedert. Leerzeichen werden zum Beispiel zwischen Vorwahl (bzw. Netzkennzahl) und Rufnummer gesetzt. 543 Durchwahlnummer in Nebenstellenanlagen - Durchwahlnummer mit Bindestrich anfügen. 089 2194-0 Anmerkung: Unter typografischen Gesichtspunkten gibt es selbstverständlich ganz andere Auffassung zur Schreibweise von Telefonnummern. Da gilt immer noch das Prinzip der besseren Leserlichkeit, wonach Telefon- und natürlich auch Faxnummern stets in Zweierschritten von rechts getrennt werden. Die Teilung beginnt dabei bei der Vorwahl erneut. Also: (0 42 43) 3 65 97 Sondernummern - Enthält die Sondernummer eine Ziffer für die Gebührenzählung, steht davor und dahinter ein Leerzeichen. 0180 5 38653 Internationale Rufnummer - Vor der Landeskennzahl steht das Zeichen + +49 170 4609052 Telefaxnummern - Gleiche Gliederung wie Telefonnummer, jedoch mit Zusatz Fax. Fax 01212 5432568 Postfachnummer - Von rechts nach links in Zweiergruppen gliedern. 6 37 Postleitzahl - Die fünfstellige Postleitzahl wird nicht gegliedert, enthält aber ggf. eine führende Null. 06108 Halle Bankleitzahl National (BLZ) - von links nach rechts beginnend: zweimal Dreiergruppe, einmal Zweiergruppe. BLZ 200 905 00 International (IBAN) - von links nach rechts beginnend: fünfmal Vierergruppe, einmal Zweiergruppe. IBAN DE89 3402 0040 0487 0550 00 Kontonummer - in Dreierschritten von rechts abgetrennt.
DatumEs gibt mehrere Möglichkeiten, das Datum zu schreiben: Alphanumerisch:
Numerisch:
Obwohl die DIN 5008 aus Deutschland stammt, wird bei der numerischen Schreibweise die internationale Schreibweise empfohlen (aber nicht vorgeschrieben). Führt teilweise zur Verwechslung z. B. mit Kundennummern oder zur Nichterkennung von Monat und Jahr:
Verpönt hingegen sind folgende Kombinationen:
AnlagenvermerkEine Information des Duden Newsletters (vom 3. April 2009) besagt Folgendes zur Positionierung des Begriffs “Anlage” in einem Brief: Nach den Empfehlungen der DIN 5008 steht der Anlagenvermerk, also der Hinweis, dass ein Schreiben eine Beilage enthält, mit mindestens drei Leerzeilen Abstand unter dem Gruß oder der Firmenbezeichnung. Falls der Unterzeichner maschinenschriftlich angegeben wird, schließt sich der Anlagenvermerk nach einer Leerzeile an. Ist wenig Platz vorhanden, kann der Anlagenvermerk auch rechts unten auf dem Briefbogen auf gleicher Höhe mit dem Gruß platziert werden. In der DIN 5008 heißt es: Falls mit dem Anlagenvermerk bei 125,7 mm von der linken Blattkante oder auf Grad 50 bzw. 60 begonnen wird, ist dieser mit einer Leerzeile Abstand vom Text zu schreiben. Neuregelung des Anschriftfeldes (DIN 5008 vom Juli 2004)EinführungDie Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung (DIN 5008) gelten in der aktuellen Form seit November 2001. Da es beim Anschriftfeld einen „akuten“ Änderungsbedarf gab, wurde beschlossen, während der Norm-Laufzeit (in der Regel 5 bis 6 Jahre) eine gesonderte Änderungsausgabe als „DIN 5008/A1“ zu veröffentlichen. Der ÄnderungsbedarfIn der Anmerkung 5 zu Abschnitt 14.7.2 der gültigen DIN 5008 gibt es eine „Zulässigkeitsregel“, nach der auf eine Leerzeile vor dem Ortsnamen im Anschriftfeld verzich-tet werden darf. Dies entspricht auch internationalen Schreibweisen. Vor allem schafft man sich damit aber Platz für größere Zusätze und Vermerke einschließlich elektronischer Frankierung. Das neue AnschriftfeldDie BegriffeDer Bereich für das Brieffenster heißt weiterhin „Anschriftfeld“. Dieses Feld wird nun unterteilt in die „Zusatz- und Vermerkzone“ und die „Anschriftzone“. Inhalt des Anschriftfeldes ist die Aufschrift (alle 9 Zeilen). Bestandteile der Aufschrift sind Zusätze und Vermerke (3 Zeilen) sowie die Anschrift (6 Zeilen). Die „Zusatz- und Vermerkzone“Die Höhe der Zusatz- und Vermerkzone beträgt 12,7 mm – entsprechend 3 Zeilen nach DIN-Raster. In die Zusatz- und Vermerkzone dürfen Vorausverfügungen aufgeführt werden (z. B. „Nicht nachsenden!“, „Wenn unzustellbar, zurück!“), Produktbezeichnungen (z. B. „Einschreiben“, „Büchersendung“) oder elektronische Freimachungsvermerke. Gerade der Platzbedarf für elektronische Freimachungsvermerke (z. B. über „Stampit“) führte zur Neuregelung. Im Gegensatz zu früher lässt die Post auch Vermerke wie „Persönlich/Vertraulich“ in dieser Zone zu. Die neue Zusatz- und Vermerkzone ersetzt die bisherigen zwei Zeilen für postalische Vermerke:
Sie umfasst entsprechend internationaler Normung nur noch 6 Zeilen. Sie hat eine Höhe von 27,3 mm, was etwas mehr als 6 Zeilen mit 12 Punkt Zeilenhöhe entspricht. Zusammen mit der Zusatz- und Vermerkzone ergibt sich damit aber die unveränderte Gesamthöhe von 40 mm des Anschriftfeldes. Die ErweiterungsklauselWenn ein elektronisches Frankierverfahren mehr als drei Zeilen Platz in der Zusatz- und Vermerkzone benötigt, ist die Anschriftzone entsprechend zu verkleinern. Werden in der Anschriftzone alle sechs Zeilen benötigt, ist dort die Schriftgröße zu reduzieren. Eine Schriftgröße von 8 Punkt darf aber nicht unterschritten werden. Bei Schriftgrößen kleiner als 10 Punkt sind zudem serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica zu verwenden (also keine Serifenschriften wie Times). Schreiben im neuen AnschriftfeldDer Verzicht auf LeerzeilenIm gesamten Anschriftfeld werden keine Leerzeilen geschrieben, also weder zur Trennung der Zusätze und Vermerke von der Anschrift, noch innerhalb der Anschrift vor dem Ortsnamen. Daraus folgt auch, dass der Text in der Zusatz- und Vermerkzone nur dann in der ersten Zeile beginnt, wenn er drei Zeilen umfasst. Ein zweizeiliger Text beginnt in der zweiten Zeile, ein einzeiliger in der dritten. TippWenn Zusätze und Vermerke manuell geschrieben werden und die Gesamtlänge nicht immer abgeschätzt werden kann (in welcher Zeile soll ich beginnen?), kann man in Word dieses Problem lösen. Dazu legt man sich das Anschriftfeld als zweizeilige Tabelle an; die erste Zeile wird mit einer Höhe von 12,7 mm und der Ausrichtung „unten“ geschrieben, die zweite Zeile mit einer Höhe von 27,3 mm und einer Ausrichtung „oben“ Zur Umsetzung der neuen Regeln enthält das im Bildungsverlag EINS erschienene Buch „DIN 5008 von A bis Z – Perfekt schreiben mit Word 2003“ viele ausführliche Praxistipps.
Die HervorhebungenEs gibt keine Hervorhebungen im Anschriftfeld mehr. Bisher sollten postalische Ver-merke bei fehlender Leerzeile unterstrichen werden. Die SatzzeichenPräzisiert wurde die Regelung für Satzzeichen: Innerhalb der Anschrift werden Satzzeichen innerhalb einer Zeile, jedoch nicht am Zeilenende geschrieben. Bei Zusätzen und Vermerken dürfen jedoch zusätzlich auch Satzzeichen am Zeilenende stehen, weil dies für bestimmte Vorausverfügungen erforderlich ist, die alle mit Ausrufezeichen schließen (z. B. „Nicht nachsenden!“). Das „Professorenproblem“Die Grundregel wurde nicht verändert. Danach werden Berufs- und Amtsbezeichnungen neben „Frau“ und „Herrn“ geschrieben, akademische Grade dagegen direkt vor den Namen. Da „Professor“ jedoch sowohl eine Berufsbezeichnung als auch ein akademischer Grad sein kann, führte dies immer zu Zweifeln. Jetzt wurde klargestellt, dass wegen dieser Problematik „Prof.“ immer unmittelbar vor den Namen geschrieben werden sollte. Die neuen PositionsangabenIm Anhang B und C der DIN 5008 stehen die Positionsangaben für Geschäftsbriefe. Diese Tabellen wurden in der DIN 5008/A1 komplett wiedergegeben, weil hier die Änderungen durch das neue Anschriftfeld aufgenommen wurden. Das folgende Bild enthält eine Zusammenfassung der Änderungen aus der Tabelle C (die Tabellen B.1 und B.2 „Angaben zu Zeilenanfang und Zeilenende“ verändern sich in den Bemaßungen nicht):
GesamtbeurteilungVorteile der Neuregelung zum Anschriftfeld sind:
(c) Diese guten Hinweise zur Handhabung sind der Website des Bundesverwaltungsamtes entnommen. Last modified: 11.07.2010 |
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